Cách soạn thảo văn bản theo đúng chuẩn trên Word 2007.. 2019

Bạn đã biết làm thế nào để trình soạn thảo văn bản theo tiêu chuẩn của văn bản hành chính?

Trong bài viết này, blogchiasekienthuc.com sẽ giúp bạn căn chỉnh và chỉnh sửa tài liệu sao cho phù hợp với nhu cầu của bạn và văn bản của bạn sẽ trở nên đẹp hơn, dễ nhìn hơn, dễ dàng in ấn.

Đối với các bộ Office mới như Word 2007/2010/2013 hoặc các phiên bản mới hơn, giao diện đã được đổi mới hoàn toàn, nó cung cấp một kho soạn thảo phong phú.

Trên thực tế, thanh Ribbon có rất nhiều công dụng và chức năng nhưng bạn không cần thiết phải nhớ hết chúng.

Vì khi soạn thảo văn bản thông thường bạn không cần phải sử dụng tất cả các công cụ này mà thay vào đó bạn cần nhớ công dụng của chúng như sau:

1. Nhà: Giúp bạn tùy chỉnh Phông chữ, cỡ chữ, căn chỉnh
2. Chèn: Chèn bảng, hình ảnh và đồ thị.
3. Bố trí trang: Tùy chỉnh lề, hướng giấy, bố cục văn bản.
4. Nguồn lực: Chèn mục lục, tiêu đề bảng, biểu đồ.
5. Thư từ: Hỗ trợ hợp nhất tài liệu.
6. Nhận xét: Chỉnh sửa cũng như nhận xét về tài liệu.
7. Lượt xem: Tùy chỉnh cách hiển thị vùng chỉnh sửa.

I. Hướng dẫn soạn thảo tài liệu tiêu chuẩn

+ Bước 1: Đầu tiên bạn cần có bộ gõ tiếng Việt (Sử dụng Unikey là lựa chọn hàng đầu). Thông thường chúng tôi sẽ sử dụng bảng mã Unicode và kiểu đánh máy Telex bởi vì nó rất phổ biến và có ít lỗi Phông chữ.

Ghi chú: Nếu máy tính của bạn thiếu Font chữ, bạn có thể tải trọn bộ Font chữ cho máy tính của mình.

+ Bước 2: Bạn mở Microsoft Word và điều chỉnh đơn vị đo, thông thường văn bản sẽ mặc định đơn vị đo là inches bây giờ chúng tôi sẽ chuyển đổi nó thành đơn vị centimeters (cm)

Đây là cách thực hiện:

Mình làm trên Word 2007 như thế này, các phiên bản khác cũng tương tự như vậy.

Trên các phiên bản Word 2010, 2013, 2016 hoặc mới hơn, hãy nhấp vào File => chọn Options Xin vui lòng.

Trình diễn: Nhấn vào biểu tượng Office => chọn Word Options

Tiếp theo chọn Tab Advanced => kéo xuống mục Dispay và chọn đơn vị là Centimeters => bấm OK để tiết kiệm.

+ Bước 3: Điều chỉnh kích thước giấy!

*** Hướng dẫn thực hiện trên Word 2007

Bây giờ chúng ta sẽ căn chỉnh văn bản, các bạn vào Page Layout => chọn Custom Margins

Tiếp theo, chúng tôi sẽ sử dụng “tiêu chuẩn vàng” là 2 – 2 – 3 – 2 Gọi món Trên cùng bên trái bên phải. Ngoài ra, bạn có thể chọn hướng giấy cho văn bản của mình.

• Chân dung: Trình bày theo chiều dọc của bài báo.
• Landscpe: Hiển thị giấy theo chiều ngang.

Tiếp theo, cũng tại hộp thoại trên, bạn chuyển sang tab Paper Để chọn khổ giấy, có nhiều lựa chọn như A4, Latter, Ladger… trong phần Khổ giấy. Đối với hầu hết các máy in được sử dụng ở Châu Á, chúng tôi sử dụng kích thước A4 cho kích thước thông thường.

*** Hướng dẫn trên Word 2013, 2016, 2019 …..

Thực ra cũng vậy, bạn vào menu Layout => chọn Size => chọn khổ giấy là A4 => và trong More Paper Sizes... để mở hộp thoại Page Setup và thiết lập tương tự như trên.

+ Bước 4: Chọn Phông chữ và Kích thước Phông chữ: Kiểu phông chữ tiêu chuẩn là Times New Roman và kích thước phông chữ của bạn để 13 hoặc 14.

+ Bước 5: Sau đó bạn tiến hành soạn thảo văn bản, sau khi soạn thảo văn bản thì nhấn Ctrl + A để giãn cách dòng cho toàn bộ văn bản.

Trình diễn:

Nhấn Ctrl + A để bôi đen toàn bộ văn bản => chọn biểu tượng khoảng cách dòng như trong hình và chọn Line Spacing Options..

Sau đó, chọn khoảng cách dòng là 1,5 Xin vui lòng.

+ Bước 6: Đừng quên căn hộ hai bên.

Bạn bôi đen đoạn văn bản rồi chọn tính năng căn hai lề là xong. Nó rất đơn giản

+ Bước 7: Cuối cùng bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + SẼ để tiết kiệm. Hoặc nhập File => chọn Save hoặc Save as để tiết kiệm.

II. Một số kinh nghiệm để soạn thảo văn bản chuyên nghiệp hơn

Để soạn một văn bản chuẩn, nội dung hấp dẫn và chuyên nghiệp, mời các bạn tham khảo một số nguyên tắc khi trình bày như sau:

1 / Chọn phông chữ phù hợp cho từng ngữ cảnh: Trước khi bắt đầu đọc một văn bản, trước tiên người ta sẽ xem qua biểu mẫu. Font chữ mà bạn để bất cẩn, chỗ to, chỗ nhỏ sẽ mất đi ấn tượng ngay từ lần đầu tiên. Không cần biết những gì bên trong!

2 / Tập trung vào trọng tâm và giữ cho nó đơn giản: Có, văn bản không cần quá nhiều màu sắc và hoành tráng. Chỉ cần gọn gàng, sạch sẽ và đơn giản nhất có thể.

3 / Nhớ căn chỉnh cho hợp lý: Như ở trên, tôi đã có hướng dẫn đó, tỷ lệ vàng là 2 – 2 – 3 – 2 Gọi món Trên cùng bên trái bên phải Này các cậu. VÀ lề trái luôn là mặc định.

4 / Chú ý phần mở đầu và phần kết luận: Thông thường mọi người sẽ đọc rất kỹ phần đầu và phần cuối, còn phần nội dung ở giữa thì chỉ đọc thông tin chính. Do đó, hãy viết thật kỹ hai phần quan trọng này.

5 / Khoảng cách dòng hợp lý: Khoảng cách dòng hợp lý sẽ giúp văn bản của bạn trông thoáng hơn. Trông đỡ đau hơn …

6 / Hãy chia nhỏ từng đoạn: Giống như tôi viết blog, bạn không nên viết một đoạn văn dài như điếu văn, nhìn vào không muốn đọc. Người dùng có thói quen đọc lướt, vì vậy bạn nên chia thành nhiều đoạn văn bản nhỏ.

7 / Chú ý đến tiêu đề cho mỗi phần: Phần này cũng khá quan trọng, nó định hướng cho người đọc và giúp người đọc có cái nhìn tổng quan hơn.

8 / Chú ý các lỗi chính tả: Một tài liệu chuyên nghiệp tuyệt đối không có lỗi chính tả. Vì vậy, hãy kiểm tra kỹ trước khi quyết định in, gửi. Một số bài viết có thể hữu ích cho bạn:

III. Phần kết

ĐƯỢC RỒI. Dưới đây là các bước cơ bản nhất bạn cần thực hiện để có thể Soạn thảo văn bản theo tiêu chuẩn văn bản hành chính. Bài viết dưới đây mình sẽ hướng dẫn chi tiết cách trình bày văn bản chứa bảng sao cho đẹp và đúng quy trình.

Hi vọng rằng bài viết này sẽ hữu ích cho bạn. Chúc may mắn !!!

Kiên Nguyễn – Thuthuat.edu.vn