Giới hạn giá trị nhập trong Excel – Kiểm soát dữ liệu nhập vào #2

Ở bài viết trước, mình đã hướng dẫn các bạn cách tạo danh sách sổ xuống để nhập dữ liệu trong Excel nhanh chóng, tránh nhầm lẫn.

Và để tiếp tục chủ đề ” Làm thế nào để tránh lỗi trong quá trình nhập liệu bằng Excel? ”, trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn các bạn cách đặt giới hạn để khi nhập liệu, nếu giá trị đầu vào nằm ngoài giá trị mà chúng ta đã chỉ định thì sẽ xuất hiện thông báo.

Vì vậy, khi nhập thông tin về một ai đó, chúng ta sẽ không bao giờ thấy những con số vô lý như 200 tuổi, 800 kg… mà đôi khi chỉ cần thêm một con số. Chỉ đủ ăn 😀

Làm cách nào để đặt giới hạn nhập trong Excel?

Ví dụ tôi có bảng dữ liệu theo dõi tình trạng học sinh Mẫu giáo tháng 6/2017 gồm các cột năm sinh, cân nặng, số ngày học, số bữa ăn, giới hạn đầu vào của mỗi cột là:

• Năm sinh: Từ năm 2013 – 2014 (khoảng 3 – 4 tuổi).
• Trọng lượng: 10 kg – 30 kg. (Ai từ 3 tuổi trở lên 30 kg thì thi đấu ở Premier League nhé: D).
• Số ngày học: 1 ngày – 22 ngày (Có người học 1 ngày rồi bỏ chạy).
• Số lượng bữa ăn: 10 – 22 bữa.

Tiến hành như sau:

+ Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào ô C3 => chọn Data => chọn tiếp theo Data Validation...

+ Bước 2: Hộp thư đến Data Validation => chọn tab Settings => sau đó chúng ta sẽ thiết lập như sau:

• Cho phép: Nhấn mũi tên xuống và chọn Date. (Ngoài Ngày, bạn còn có các tùy chọn như: Số nguyên (chỉ cho phép số nguyên), Thập phân, Danh sách, Ngày, Giờ, Độ dài văn bản (dữ liệu nhập là chuỗi có độ dài xác định), Tùy chỉnh (chế độ tùy chỉnh).
• Dữ liệu: Chọn between (Chỉ cho phép đầu vào trong phạm vi)
• Ngày bắt đầu: Nhập 1/1/2013
• Ngày cuối: Nhập ngày 31 tháng 12 năm 2014.
• Bỏ qua chỗ trống: Bỏ qua các ô trống (tức là không xét điều kiện nhập dữ liệu khi ô trống).

+ Bước 3: Để cảnh báo người dùng nếu giá trị đầu vào nằm ngoài phạm vi được chỉ định, tab Chọn Error Alert => sau đó thiết lập như sau:

• Phong cách: Chọn Cảnh báo.
• Tiêu đề: Nhập tiêu đề.
• Thông báo lỗi: Nhập một thông báo cảnh báo.

Bảng thông báo này sẽ hiện ra nếu bạn nhập sai, lúc này sẽ có 2 lựa chọn cho bạn:

• Chọn Đúng nếu bạn đồng ý với giá trị đã nhập.
• Chọn Không để nhập lại với một giá trị khác.

+ Bước 4: Cuối cùng, chúng ta sẽ thực hiện các ô còn lại bằng cách đặt chuột ở phía dưới bên phải của ô C3 và kéo xuống.

Để làm các cột trọng lượng, số ngày học, số bữa ăn chúng ta cũng nhập Data Validationtuy nhiên trong tab Settings Chúng tôi thay đổi nó như sau:

• Cho phép: Số nguyên.
• Dữ liệu: Chọn giữa.
• Tối thiểu: Nhập giá trị nhỏ nhất.
• Tối đa: Nhập giá trị lớn nhất.

Phần kết

Vì vậy, tôi đã hướng dẫn rất chi tiết cho bạn cách đặt giới hạn giá trị đầu vào trong Excel bằng cách sử dụng Xác thực dữ liệu được thôi.

Qua bài viết này chắc các bạn cũng đã biết cách không thao tác nhập liệu trong Excel rồi phải không?

Việc nhập sai dữ liệu trong Excel là một điều không thể tránh khỏi trong quá trình làm việc của bạn. Tôi hy vọng rằng với cách này, bạn sẽ có một công cụ khác để sửa thông tin sai.

Hãy ghé thăm blog mỗi ngày để cập nhật thêm nhiều thông tin hữu ích. Chúc may mắn !

Người đóng góp: Nguyễn Xuân Ngọc